1.  הקמת ועדה:
הוקמה ועדה על ידי הנהלת העמותה שתיקרא "ועדה לגיוס והקצאת כספים"- להלן: "הועדה".
 2. מטרות הועדה:
להמליץ לפני חברי העמותה על אופן גיוס והקצאת הכספים לקרן העמותה ומקרן העמותה לפרוייקטים קהילתיים בלבד, לשם קידום והעצמת הרוטרי וכן להקצאת כספים לקרנות האזור שליד רוטרי ישראל.
3.  הרכב הועדה:
א. הועדה תהיה מורכבת משבעה חברים, אשר יהיו:
הנגיד לשעבר המיידי אשר סיים את תפקידו, נג"נ, נג"מ, נג"ל ושלושה נשיאים  לשעבר. (תיקון 10/1/2010)
ב.   בראש הועדה יעמוד הנגיד לשעבר המיידי אשר סיים את  תפקידו.
4.  כהונת הועדה:
א.  הועדה תפעל מאחד בחודש יולי- תחילת שנת הרוטרי למשך שנה ו/או עד לאסיפה הכללית הקרובה לאחר מועד זה.
ב.  חברי הועדה יתחלפו בכל 1 לחודש יולי (תיקון 14/7/06) של כל שנה.
5.  סמכויות ותפקידי הועדה:
     תפקידיה העיקריים של הועדה יהיו:
א.  בניית תוכנית שנתית ורעיונות לגיוס כספים בשיתוף עם הנגיד.
ב.   גיוס כספים לקרן העמותה.
ג.  לפנות למועדונים ולחברי העמותה (תיקון 2/3/07) לבקשת הצעות וקבלת כספים מעמותת האזור להשתתפות בפרוייקט למען הקהילה ולשם העצמת הרוטרי ו/או לפרוייקטים ייעודיים. (תיקון 14/7/06)
ד.  המלצה להקצאת כספים מעמותת האזור לפרוייקטים קהילתיים וייעודיים. (תיקון 14/7/06)
ה. המלצה להקצאת כספים מעמותת האזור לקרנות ועמותות אשר ליד רוטרי ישראל  (קרן צלטנר, קרן גרדינגר וקרן יער פאול האריס). (תוקן 8/1/10).
6.  נוהל פעילות הועדה:
1. הועדה תפיץ למועדונים בקשה לפניה לקבלת כספים מעמותת האזור להשתתפות בפרוייקט למען הקהילה ולשם העצמת הרוטרי, עד לאולפן נשיאים, גזברים, ומזכירים.
2. פניות המועדונים או האזור יוגשו לועדה עד ליום 1 לחודש ספטמבר של כל שנה, בכתב עם פרטים מלאים על המבקש, הפרויקט וכל פרט אחר אשר יידרש על ידי הועדה.
3. הועדה תשקול כל פניה ותמליץ לאסיפה הכללית של העמותה איזו בקשה לאשר וזאת  עד ליום 25 לחודש ספטמבר של כל שנה.
4. הועדה תמליץ על הקצאת כספים מעמותת האזור לקרנות ועמותות אשר ליד רוטרי ישראל (קרן צלטנר, קרן גרדינגר וקרן יער פאול האריס), לאחר קבלת פניה עם הסבר לייעוד הכספים ומאזן מאושר של השנה האחרונה וכן  אישור ניהול תקין עדכני מרשם העמותות. (תוקן 8/1/10).
5. האסיפה הכללית של העמותה תדון בהמלצות עד ליום 15 לחודש אוקטובר של כל שנה ותודיע החלטותיה למועדונים.
6.  העמותה תפרסם את פרטי מקבלי הכספים ואת פרטי הפרוייקט הקהילתי, באגרת הנגיד ו/או בחוברת הועידה האזורית, ו/או בכל פרסום רוטריוני אחר.
7.  למרות האמור לעיל, תרומה ייעודית, תעשה בהתאם לנוהל הנ"ל, אך לא תובא לאישור ועדת הכספים, אלא ישירות לדיון בעמותה. (תיקון 2/3/07)
8. תרומות ייעודיות (תרומה ייעודית לפעילויות מוגדרות מראש) יועברו ממזכיר העמותה ליועץ המשפטי לבדיקה ולאסיפה הכללית
ללא ועדת הכספים. (תיקון 2/3/07)
9. נוהל סיוע להשגת ומתן תרומות (תיקון 14/7/06)
9.1 מועדון או חבר עמותה המעונין בסיוע (תיקון 14/7/06) העמותה לגיוס תרומות לפרוייקט קהילתי, או ייעודי (תיקון 14/7/06) יפנה בבקשה למזכיר העמותה ויפרט את מטרת התרומה וההיקף הכספי המשוער של התרומה/ות והפעילות המיועדת.
9.2 מזכיר העמותה יעביר את בקשת המועדון או חבר העמותה (תיקון 14/7/06) להערות היועץ המשפטי של העמותה (תיקון 14/7/06) ולאחר הערותיו יעביר לוועדת הכספים  (תיקון 14/7/06)  לדיון ואישור.
9.3  הוועדה תעביר את המלצותיה ליו"ר העמותה (הנגיד), הבקשות תידוננה בישיבת העמותה.
           (תוקן 8/1/10).
9.4 החלטות העמותה תועברנה ע"י המזכיר לידיעת המועדון והגזבר.
9.5  אישרה העמותה את מהות הבקשה, יודיע גזבר העמותה לנשיא המועדון או לחבר העמותה (תיקון 14/7/06) את פרטי חשבון הבנק לצורך קבלת התרומה.
9.6  גזבר העמותה ישלח קבלות לתורמים ויעביר המחאה למבצע יעודה תרומה (לא למועדון) לאחר קבלת אישורי המסים המתאימים של מקבל התרומה.

10.  נוהל מתן תרומות ייעודיות
(תוקן 8/1/10).
10.1 על המועדון להודיע מראש להנהלת העמותה, מהו היעד או היעדים אליהם יופנו בהמשך כספי התרומות.
10.2 רק לתרומה שהינה מעל ל-250 ₪ יינתנו אישור לפי סעיף 46, ו"אישור ניהול תקין" על ידי גזבר העמותה.
10.3  העמותה לא תעביר את פרטי חשבונה למועדון.
10.4  התרומות ירוכזו ויישלחו לגזבר עמותת רוטרי ישראל בלווי רשימה מפרטת של שם התורם, פרטיו וסכום התרומה בצרוף כל המסמכים הנדרשים על פי החוק.
10.5  גזבר העמותה יעביר אל המועדון את הקבלות במרוכז והמועדון יעביר אותן לתורמים.
10.6  בהגיע המועד בו יחפוץ המועדון להשתמש בכספי התרומות- עליו לשלוח בקשה מפורטת למזכיר העמותה, המתארת את יעד התרומה והסכום הנדרש. יעד התרומה חייב להיות מאושר על ידי הנהלת העמותה.
10.7  המוטבים לכספי התרומות חייבים להיות ספקים מוכרים המנהלים ספרים על פי החוק ו/או יחיד.
10.8  המועדון ו/או קרן המועדון אינו יכול להיות מוטב לתרומות.
10.9  למתן מלגות לסטודנטים על ידי המועדון על המועדון להעביר רשימה מדויקת של כל סטודנט המקבל מלגה ובה יפורטו שמו המלא, כתובתו, מספר זהותו המקצוע/מגמה הנלמדים.
        הרשימה תישלח למזכיר העמותה לצורך רישום ודיווח.
10.10 התרומות יועברו ישירות לספק או למוסד הלימודים.
11. שמירת כספים ייעודיים ע"י העמותה
(תוקן 8/1/10).
      כספים מיועדים, אשר הועברו לעמותת האזור למען פעילות מיועדת של מועדונים, יוחזקו בקופת העמותה עד 6 חודשים. לאחר חלוף המועד הנ"ל, היה והמועדון, אשר ייעד כספים לפרוייקט לא ביצע את הפעילות המיועדת, ולא פנה בבקשה להאריך את התקופה, יוותרו הכספים בקופת העמותה ולא יחשבו עוד לכספים ייעודיים. (תיקון 2/1/09) ( תיקון 10/1/2010)הודעה על כך תשלח ע"י מזכיר העמותה למועדון לפני מועד חלוף ששת החודשים. ( תיקון 10/1/2010).
שונות
12. נוהל זה יועבר לנשיאים נכנסים במסגרת האולפן המתקיים מידי שנה. (תיקון 2/1/09)  מזכיר העמותה יעביר בתחילת כל שנת רוטרי את הנוהל לנשיאים הנכנסים.
13. ועדת הכספים תקצה את כספי העמותה מידי שנה לפי היחס שלא יעלה על 40% למועדונים, 40% לקרנות האזור והיתרה תישאר בחשבון העמותה. למען הסר ספק אין חובה לנצל את המכסה הנ"ל.

חיים קנת, יועץ משפטי
15179