הליכי קליטת חברים חדשים

 

הנוהל הבסיסי לקבלת חבר חדש, עפ"י מדריך הנהלים

פסקה 13: שיטה לקבלת חברים

סעיף 1: שמו של החבר המוצע המוגש על ידי חבר פעיל במועדון, יימסר בכתב להנהלה, באמצעות מזכיר המועדון. חבר במעבר או חבר במועדון אחר יכולים להיות מוצעים לחברות על ידי המועדון הקודם. ההצעה תישמר בסוד, למעט אם כתוב בנוהל זה.

סעיף 2: ההנהלה תוודא שההצעה עונה לכל דרישות הסיווג והחברות על פי החוקה הסטנדרטית למועדון רוטרי.

סעיף 3: ההנהלה תאשר או תפסול את ההצעה בתוך 30 ימים ממועד הגשתה ותודיע למציע, באמצעות המזכיר, מה החלטתה.

סעיף 4: והיה וההנהלה החליטה באופן חיובי, המועמד לחברות יקבל מידע על מטרת רוטרי ועל הזכויות והחובות שיש בחברות. בעקבות המידע שקיבל, יחתום המועמד על טופס בקשה לחברות במועדון וירשה ששמו וסיווגו המקצועי יפורסמו במועדון. 

סעיף 5: אם לא התקבלה התנגדות בכתב לבקשת המועמד, כולל סיבות, מאף חבר במועדון (לא כולל חברי כבוד), בתוך שבעה (7) ימים מיום הצגת פרטיו במועדון, ייחשב המועמד, לאחר ששילם את דמי הכניסה למועדון (אם אין הוא חבר כבוד), כרשום החוקי עזר אלה, ייחשב כחבר במועדון.

והיה והוגשה התנגדות להנהלה, תדון על כך הוועדה בפגישתה הבאה. אם אושר (במועדון) למרות בקשת ההתנגדות ייחשב המועמד, לאחר ששילם את דמי הכניסה למועדון (אם אין הוא חבר כבוד), כרשום החוקי עזר אלה,  כחבר במועדון.

סעיף 6: בעקבות ההצבעה יארגן הנשיא לחבר החדש טקס קבלה, ויעניק לו כרטיס חבר וחוברת מידע רוטרי לחבר חדש. בנוסף, הנשיא או המזכיר יעבירו את פרטי החבר החדש לרוטרי בינלאומי והנשיא ימנה חבר ותיק שיסייע בהטמעתו של החבר החדש במועדון. הנשיא יפעל  במקביל להשמתו של החבר החדש בתפקיד או בפרויקט.

סעיף 7: המועדון יכול לבחור, בהתאמה לחוקה הסטנדרטית למועדון רוטרי, בחבר כבוד שהוצע על ידי ההנהלה.

המלצות האזור

 קבלת חבר חדש למועדון מתוארת בפרוטרוט בתקנון המועדון של תנועת הרוטרי הבינלאומי וחלקו מבוסס על הרקע, "ההיסטוריה" והניסיון של כל מועדון ומועדון.

העיקרון הבסיסי בקבלת חבר חדש הוא בשמירת עיקרון הצדק והשוויון בקבלת המועמד ויחד עם זאת עמידת המועמד במספר עקרונות בסיסיים המשותפים לחברי רוטרי וכן מספר מאפיינים ייחודיים למועדון (כגון כושר התנדבות, רצון שיתוף בפעולות, יכולת חברתית פעילה, רקע אישי ו/או עיסוק מקצועי מתמשך וכדומה).

להליך קבלת "חבר חדש" משמעות חשובה ביותר., חבר חדש שעבר הליך קבלה מסודר שכלל את החלק הפורמאלי ומיד לאחריו הועסק (החבר החדש) בפעולות בועדות המועדון השונות והפך אט אט לשותף להחלטות במסגרת פעולתו- הסיכוי להמשך חברותו ועבודתו הפורייה במועדון גדולים ביותר, בעוד שחברים שהתקבלו בהליך רשלני ולא ממוסד תוך ניתוקם הממושך מפעילות שוטפת של המועדון לאחר קבלתם- עוזבים את המועדונים לאחר תקופה קצרה.

 מכאן גם החשיבות בקבלה מאורגנת של המועמד ובהפעלתו המיידית כחבר במועדון.

 

(הערה: במקום בו מופיע הנוהל לגבי "גבר" יש לראות את הנוהל זהה גם לגבי "אשה".)

 

 א) ארגון המועדון לצורך קבלת "חבר חדש":
לצורך הרחבת המועדון וקבלת חברים חדשים על הנהלת המועדון להכין את הנושאים הבאים:

 

ב) הליך קבלת חבר חדש למועדון:

 

     2.    כל חבר מועדון רשאי להציע מועמד לחברות במועדון .

 

       8. עם מילוי שלושת התנאים לעיל, מוזמן המועמד לשיחת הכרות. השיחה הינה בעלת אופי חברתי ותתקיים    בביתו של אחד מחברי הצוות  ויהיה נ וכח בה פרט לחברי הצוות גם "המלווה".
       9.  במהלך השיחה יוצגו למועמד עקרונות ארגון רוטרי והמועדון, וכן תינתן סקירה על פעילות המועדון בעבר.
       10. המועמד ישאל שאלות כלליות על עבודתו, עברו ההתנדבותי, השקפתו על המועדון ומטרות רוטרי והתרשמותו בחמשת ביקוריו במועדון.
       11.      השיחה תתנהל באווירה רגועה תוך מטרה להבין ככל האפשר את אישיותו של המועמד ואפשרויות שילובו בפעילות המועדון. 
       12.  עם סיום השיחה ימלא ראש הצוות דו"ח קצר הכולל את תמצית הדיון והחלטת הצוות, והדוח יימסר לנשיא המועדון.     (טופס: "סיכום מפגש קבלת חבר חדש").
       13. נשיא המועדון יקרא את מסקנות הצוות לחברי המועדון בישיבה העיסקית הראשונה ויעביר את דו"ח הועדה לעיון חברי המועדון. 
       14. תוך שבועיים מתאריך מסירת דו"ח הועדה לחברי המועדון רשאים החברים להגיש בכתב הסתייגות לקבלת המועמד למועדון.
        15הנהלת המועדון תדון בהסתייגויות ובהמלצת צוות הקבלה ותחליט בהצבעה, לדחות או לאשר את קבלתו של המועמד כחבר.
       16. בישיבה העסקית הראשונה שלאחר ישיבת ההנהלה בה הוחלט על קבלת / דחית המועמד כחבר, ידווח נשיא המועדון לחברי  המועדון על  החלטת ההנהלה ובמידה והחבר אושר יקבע תאריך טקס הקבלה הרשמי של החבר למועדון. 
       17. הרשמי יתקיים במהלך אירוע "חשוב" בשגרת פעולות המועדון כגון:"ביקור הנגיד", מסיבת חג בולטת במועדון, טקס "חילופי נשיאים"  או  בערב מיוחד לצורך קבלת מספר חברים חדשים יחד וכד.
      18. במהלך הטקס הרשמי יוענק לחבר החדש סמל הרוטרי ו"חוברת המידע לחבר החדש" והוא יחתום על "כתב התחייבות - חבר חדש"  במועדון רוטרי XXXXXXXXXX".
       19 החל מרגע זה הופך "המועמד" לחבר במועדון.
20. קבלת החבר החדש מדווחת לרוטרי בינלאומי ולנגיד האזור על טפסים רשמיים.