|
הערה: במאמר זה מפורט מבנה אפיק ולא מבנה וועדה, המומלץ ע"י RI.
מוביל מהלכים להפעלה שוטפת ויעילה של המועדון, כמו התכנית השבועית או עלון המועדון. המזכיר והגזבר הינם חברים באפיק זה!
פרסום ויח"צ: מפתח ומוציא אל הפועל תכניות לפרסום שירות המועדון את הקהילה ופעולותיו.
אפיק חברות– מפתח ומטמיע תכנית מקיפה להוספת חברים חדשים ולשימור מצבֶת החברים הקיימים.
אפיק השירות – מפתח ומוציא אל הפועל פרויקטים הנוגעים לצרכי הקהילה המקומית וכן גם לקהילות בעולם.
אפיק קרן רוטרי – תומך בקרן רוטרי הן באמצעות תרומות כספיות של המועדון וחבריו והן ע"י השתתפות בפעולות הקרן.
וועדות נוספות תוקמנה אד-הוק על פי מטרות המועדון ותכניותיו
תחומי האחריות של יו"ר אפיק ניהול המועדון
הערת ביניים:
עוד קודם היכנסך לתפקיד, עליך לעיין בחוברת זו על מנת להבין את מהות התפקיד ותחומי אחריותך. מאחר ובארץ מיועד האולפן לנשיאים/מזכירים/גזברים בלבד, על הנשיא הנכנס לכנס את ראשי הוועדות (אפיקים) ולגבש את תכניות המועדון והפעלתו במהלך שנת נשיאותו.
בתור יו"ר האפיק עליך החובה להבטיח שהחברים הוועדה יפעל למען השגת מטרות הוועדה והמועדון. עוד קודם להיכנסך לתפקיד, חובה עליך להתייחס למטלות הבאות:
לעבור על המדריך ליו"ר אפיק ניהול המועדון.
לעבור על תקנות המועדון הנוגעות לתפקידך במועדון ולנושאים המטופלים על ידיך.
לעבוד עם הנשיא הנבחר לגיוס חברי הוועדות בהתבסס על יכולתם המקצועית ועניינם האישי ולהכשירם לקראת תפקידם במהלך השנה.
יחד עם הנשיא הנבחר, לעבור ולהכין מטרות שנתיות וארוכות טווח בהתאם למדריך להכנת פרויקטים.
להכין תכנית פעולה לחברים בוועדה כדי להבטיח השגת המטרות בשנת תפקידך, בתחומי האחריות שלך:
לתכנן ולנהל פגישות ופעילויות של הוועדה
לחייב החברים באחריות מלאה למילוי התפקיד שקיבלו על עצמם.
לדווח לנשיא ולהנהלה וכן גם למועדון, על פעולות הוועדה .
לעבוד בשיתוף פעולה מלא עם יו"ר אפיק המועדון באזור על יוזמות מועדוניות ו/או פעילויות בין מועדוניות.
לציין את פעולות החברים בוועדה ומאמציהם.
איתור חברי הוועדות:
רצוי לעבוד עם הנשיא הנבחר על מנת לקבוע את החברים המשתתפים בוועדות השונות ברמות השונות (כ"א במועדון משתתף בוועדה זו או אחרת), עוד קודם להתחלת התפקיד. אם אפשר, רצוי שהחברים בוועדות ימלאו את אותו תפקיד במשך 3 שנים, על מנת לאפשר המשכיות. החברים בוועדות חייבים להיות בעלי ידע מעמיק ברוטרי ובנושאי ניהול המועדון. מאפיינים אחרים שיש לקחת בחשבון הם:
דיוק בפרטים.
כישרונות ארגון.
כישורי תקשורות וכתיבה.
ניסיון בכתיבה ובתכנון.
כישורי מחשב ואינטרנט.
המזכיר והגזבר חייבים להיות חברים בוועדה זו. נשיא המועדון משמש כחבר ex officio בכל וועדות המועדון.
הכשרת חברים לוועדה:
צָוות חברים חדשים יחד עם בעלי ניסיון.
עליך לעודד קשר עם מועדונים נוספים באשכול/באזור
עליך להכיר את מקורות המידע הזמינים לחברי וועדתך.
עליך יידע את החברים בוועדה בפעילויות האזור ובכנסיו.
תכנון מטרות
מדריך התכנון למועדון רוטרי אפקטיבי משמש כמכשיר המסייע לנשיא הנבחר לעבוד עם ראשי הוועדות לצורך ביצוע הערכה של המצב הקיים במועדון ולזהות מטרות עתידיות ארוכות טווח שתתמוכנה בתכניות המועדון במהלך השנה. מדריך התכנון מאפשר הערכות אסטרטגית שהועדות יכולות לנצל להשגת מטרותיהן. כך תוכל אתה, יו"ר אפיק המועדון יחד עם הנשיא הנבחר והצוות לבצע סקר מטרות ולקבוע יעדים. ניתן לחזור על הסקר מדי פעם לצורך עדכון ובדיקת הצרכים.
על מנת להבטיח שהמטרות שנבחרו אכן משקפות את היכולות עליהן להיות:
משותפות: כל המשתתפים מחויבים לבצען. רצוי להתייעץ עם כל הגורמים שאמורים לקחת חלק, חברים במועדון, חברי הוועדות והאזור.
ניתנות למדידה, ומבוססות על לוח זמנים סביר ומציאותי.
מאתגרות – על המשימה להיות כזו שהמועדון טרם עשה בעבר.
ניתנת להשגה – המשימה חייבת לעמוד ביכולות הארגוניות והכספיות של המועדון.
מוגבלת בזמן – מתוכננת על פי לוחות זמנים וגמר ביצוע.
מאחר ורוטריונים הנם מתנדבים, הרי מה שמאתגר אותם במקצועם, לא יאתגר אותם בהכרח ברוטרי. יש לאתגר אותם באמצעים הבאים:
להבין שהמטרה משרתת את הקהילה, אך גם לטובת המועדון, האזור ורוטרי.
הזדמנויות לרֵעוּת ולידידות.
אפשרות של Networking.
להבין שהמטרה ניתנת להשגה והפרויקט/הפעילות אכן יצליחו.
למשתתפים יש משימות מאתגרות ו/או בתחום ניסיונם.
להביע הכרה במאמצים ובעבודה שנעשתה ע"י המשתתפים.
השימוש הנבון בגורמי העידוד הנ"ל יכול להבטיח את מחויבות החברים לרוטרי ולעודד המשך ההשתתפות בפעילויות המועדון.
הערה: רצוי להיעזר בגורמים נוספים בקהילה, הן בהשתתפות אקטיבית והן בסיוע בתרומות. השיתוף הזה עשוי להביא חברים נוספים למועדון.
תקציב
בתקופת ההכנה עבוד עם אנשי הוועדה ועם הגזבר הנכנס לצורך קביעת התקציב הדרוש להשגת המטרות שהוצבו. המועדון (בהבחנה בין הפעילות השוטפת המכוסה מתקציב המועדון ובין זו המכוסה מתרומות: למשל, הכינוס לאירוע - כלול בתקציב המועדון אך המלגות – מתוך חשבון התרומות)
קשר
דאג להכנת רשימת קשר מסודרת של בעלי התפקידים הנכנסים יחד אתך בשנת עבודתך.
רשימת ראשי האפיקים – לא אחת עבודתך משיקה וחופפת עם תחומי אחריותם.
רשימת החברים בוועדות המשנה בתחום אחריותך.
הודעות עדכון לכלל החברים מתבצעות אמנם באמצעות המזכיר אך רצוי שתהיה ברשותך רשימת החברים.
חשוב לעדכן את כלל חברי המועדון בכל פגישה עסקית.
האזור
במידה ויש צורך בייעוץ או מידע, התקשר ליו"ר אפיק המועדון באזור : ___________________
וועדות משנה באחריות אפיק המועדון
איוש הוועדות ייעשה בהתאמה לגודל המועדון
1.שר הטקס
2. וועדת נוכחות.
3. וועדת עלון המועדון.
4. וועדת אתר המועדון.
5. וועדת רעות.
6. וועדת חברות.
7. וועדת יח"צ ודוברות.
8. וועדת סיווגים.
9. מידע רוטרי( מנוי ל-Rotarian)
10. תכניות המועדון
1. שר הטקס:
אחראי לפעילות שוטפת ותקינה של המועדון. על פי התקנון עליו לבצע:
= ישיבות מסודרות ותקינות.
· למנוע כל הפרעה העשויה לפגוע במהלך התקין של הישיבה, או לגרום לפגיעה בשמו הטוב של המועדון.
· אחראי למעקב נוכחות.
· אחראי לכיבוד ותקרובת.
· אחראי להצגת דגלי המועדון, הפעמון וסמלי המועדון.
· אחראי לברכות רעות.
· מנהל את הקופה הקטנה של המועדון.
· אחראי לתעודות למרצים/אורחים.
· אחראי לספר הביקורים של המועדון
2. ועדת נוכחות:
· תוודא את נוכחות החברים במפגשים השבועיים על פי התקנות
· תמריץ השתתפות החברים בפעילות בין-מועדונית, בכנסי האזור, ובוועדות.
· תגלה ערנות למצב בו חבר נעדר מסיבה לא ידועה.
· תציין חברים המקפידים על נוכחות מסודרת
3. ועדת עלון המועדון:
· תטפל בהפקת העלון.
· העלון ייצא X פעמים בשנה.
· תמריץ את החברים לכתוב.
· תסכם את פעילויות המועדון בפרק הזמן שבין עלון למשנהו.
1. ועדת אתר המועדוון
· תקים ותטפל בתחזוקת אתר המועדון
· תעדכן את האתר בחומר מהעלון ובדיווחים שוטפים.
· תאכסן צילומים של פעילויות המועדון.
· תעדכן את תכניות המועדון .
5. ועדת רעות:
= תציין ימי הולדת, ימי נישואין ואירועים מיוחדים.
= תבצע מפגשי "ערב ליד האח" ו/או "סעודה מתגלגלת".
= תציין הישגים בולטים הקשורים בחברי המועדון ובני משפחתם.
= תתכנן פעילויות מועדוניות וגם חוץ-מועדוניות בהן ייטלו חלק בני/בנות הזוג.
= תזמין מנוי ל- The Rotarian : מאגר חשוב למידע רוטרי. ( רצוי למנות בקיא באנגלית...).
6. ועדת חברות:
· תדאג לפיתוח והגדלת מספר החברים במועדון.
· תתכנן יעד ריאלי להוספת חברים.
· תתפקד כוועדה לראיון ומיון מועמדים.
· תמנה ספונסר, בד"כ האיש המביא את המועמד, שתפקידו להציג המועמד, לעדכנו בכל מידע רוטרי הדרוש וללוותו בתהליך הקליטה ובשנה הראשונה לחברותו במועדון.
· תוודא שהחבר החדש יחויב בתרומה לאפיק הקהילה וכן בתשלום החלק היחסי בדמי החבר במועדון, ברוטרי ישראל וברוטרי בינ"ל.
7. יחסי ציבור ודוברות (רצוי אדם המקורב לגורמי המדיה):
• יוודא שהחברים מעודכנים בפעולות המועדון, כך שיוכלו להפיצם בין חבריהם.
• יקים מאגר של אנשים המעורבים בפעילות המועדון בין אם בתרומה בין אם במעשה ויפיץ להם מידע על פעולות המועדון.
• יטפח שיתוף עולה עם ארגוני מתנדבים אחרים
• יפיץ את עלון המועדון לצורך חשיפת המועדון ופעולותיו בקהילה.
• יזמין אורחים למועדון מתוך מגמה שייחשפו לפעילות הרוטרי.
8. ועדת סיווגים
תמפה את הסיווגים הקיימים במועדון, ותיידע החברים בסיווגים הפנויים (ראה גם ב-אפיק השירות במקצוע).
9. מידע רוטרי:
האחראי על מידע רוטרי:
• יציג מידע רוטרי העולמי והארצי בכל מפגש שבועי, מתוך האתר הארצי או העולמי, מהמנוי ל-Rotarian וממדריך הנהלים.
• יכין חוברת מידע על הרוטרי ועל המועדון שתוגש לכל מועמד (או יעביר את החומר המוכן ע"י הח"מ).
• ישָמר את תכתובות המועדון של שנת הרוטרי בארכיון המועדון.
10. תכניות המועדון
• החבר האחראי לתיאום המרצים המופיעים בפני המועדון בפגישות הרגילות. אחד התפקידים הקשים והמחייבים במועדון.
• על החבר להיות מעודכן בכל האירועים המתוכננים על ידי רוטרי ישראל, האזור והמועדון.
• עליו מוטלת החובה לתאם ולעדכן בכל מקרה של שינוי לא צפוי, הן מצד המועדון והן מצדו של המרצה האורח.
|
.jpg?id=8604144)
